En bref. L’état des lieux d’entrée se fait à la remise des clés, contradictoirement : par vous et le locataire, ou par un tiers que vous avez mandaté. Il décrit pièce par pièce les sols, murs, plafonds et équipements, puis il est joint au bail. Sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, sauf si c’est vous qui avez empêché qu’il soit fait. Si l’accord est impossible, un commissaire de justice le dresse, à frais partagés par moitié. Le locataire dispose ensuite de dix jours pour demander à le compléter.
L’état des lieux d’entrée fixe l’état du logement le jour où le locataire en prend possession. À son départ, c’est en le comparant à l’état des lieux de sortie que vous pourrez justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Ce guide reprend les règles de la loi du 6 juillet 1989 et du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Elles valent pour la résidence principale du locataire, louée vide ou meublée.
Qui établit l’état des lieux, et quand ?
L’état des lieux est établi lors de la remise des clés, en autant d’exemplaires que de parties. La loi exige qu’il soit fait contradictoirement et à l’amiable, par les parties elles-mêmes ou par un tiers mandaté par elles. Il est ensuite joint au contrat de location.
Contradictoire ne veut donc pas dire que chacun doit être là en personne. Vous pouvez confier l’état des lieux à une agence ou à un proche, et le locataire peut lui aussi se faire représenter. Ce qui compte, c’est que les deux parties, ou leurs mandataires, établissent et signent le même document.
Le document peut être sur papier ou sous forme électronique. Il est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chaque partie, ou à son mandataire, au moment de la signature.
Si vous passez par un professionnel mandaté, ses honoraires d’état des lieux sont partagés entre vous et le locataire. La part facturée au locataire ne peut pas dépasser la vôtre, ni un plafond par mètre carré de surface habitable fixé par la réglementation.
Ce que l’état des lieux doit contenir
L’état des lieux porte sur tous les locaux et équipements d’usage privatif mentionnés au bail et dont le locataire a la jouissance exclusive. Le décret du 30 mars 2016 fixe les mentions minimales.
| Mention | Ce qu’il faut écrire |
|---|---|
| Type et date | État des lieux d’entrée, date d’établissement |
| Logement | Sa localisation |
| Parties | Nom des parties, domicile ou siège du bailleur, et le cas échéant nom et domicile des mandataires |
| Compteurs | Relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie |
| Clés | Détail et destination des clés et autres moyens d’accès, aux parties privatives comme communes |
| Chaque pièce | Description précise de l’état des sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement |
| Signatures | Celles des parties ou des personnes mandatées |
La description pièce par pièce peut être complétée d’observations, de réserves et d’images. Évitez les formules vagues comme « bon état général » : c’est la précision de l’entrée qui vous permettra de prouver une dégradation à la sortie.
Pensez à la forme du document dès l’entrée. Il doit permettre de comparer l’état du logement à l’entrée et à la sortie : soit un document unique, soit deux documents à la présentation similaire. Lorsque le chauffage ou l’eau chaude est individuel, ou collectif avec comptage individuel, vous devez aussi y porter les relevés des index pour chaque énergie.
En location meublée, l’état des lieux s’accompagne d’un inventaire et d’un état détaillé du mobilier, établis dans les mêmes formes. Ces documents ne peuvent donner lieu à aucune autre facturation que celle de l’état des lieux. Pour les règles propres à ce bail, voyez la définition du bail meublé.
Sans état des lieux : à qui profite l’absence ?
Le Code civil et la loi du 6 juillet 1989 règlent la question, et c’est souvent l’inverse de ce que l’on croit.
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Un état des lieux a été établi | Le locataire doit rendre le logement tel qu’il l’a reçu suivant cet état, sauf ce qui a péri ou s’est dégradé par vétusté ou force majeure |
| Aucun état des lieux | Le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel, sauf preuve contraire |
| Aucun état des lieux par votre faute | Si vous avez fait obstacle à son établissement, ou à la remise d’un exemplaire au locataire, vous ne pouvez plus invoquer cette présomption |
L’absence d’état des lieux ne vous désarme donc pas en principe. Mais le locataire peut apporter la preuve contraire, par des photos ou des témoignages par exemple. Et si c’est vous qui avez fait obstacle à l’état des lieux, ou à la remise de son exemplaire au locataire, vous perdez la présomption. Un état des lieux précis, signé et remis reste votre meilleure protection.
Si l’état des lieux amiable est impossible : le commissaire de justice
Le locataire refuse de signer, ne vient pas au rendez-vous, ou vous n’arrivez pas à vous mettre d’accord sur la description : l’état des lieux est alors établi par un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente.
La loi encadre précisément cette intervention :
- Convocation : le commissaire de justice avise les deux parties au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
- Frais : ils sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
- Tarif : le coût est fixé par décret.
Ce partage par moitié ne joue que dans ce cas, quand l’état des lieux ne peut pas être fait à l’amiable. Si vous choisissez de déléguer l’état des lieux sans désaccord, c’est la règle des honoraires du professionnel mandaté, vue plus haut, qui s’applique.
Les dix jours du locataire, et le premier mois de chauffe
Une fois l’état des lieux d’entrée signé, le locataire peut vous demander de le compléter dans un délai de dix jours à compter de son établissement. C’est le temps de découvrir une fuite, une prise qui ne fonctionne pas ou une rayure passée inaperçue.
Pour le chauffage, le délai est différent : pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage. Un locataire entré en été peut donc signaler un radiateur défaillant à l’automne.
Si vous refusez, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Le plus simple, quand la demande est fondée, est de compléter l’état des lieux par un document daté et signé par vous deux, joint à l’original.
En cas de désaccord : la commission de conciliation, puis le juge
La commission départementale de conciliation est compétente pour les litiges relatifs à l’état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations. Elle l’est aussi pour les meublés loués en résidence principale, y compris pour l’état du mobilier. Vous pouvez la saisir vous-même, comme le locataire.
Elle rend un avis dans les deux mois de sa saisine et cherche à concilier les parties. En cas d’accord, elle établit un document de conciliation. À défaut, son avis expose le différend et la position de chacun, et l’une ou l’autre partie peut le transmettre au juge.
Si le litige persiste, il relève du juge des contentieux de la protection, compétent pour les actions nées d’un bail d’habitation. Gardez l’état des lieux d’entrée, les photos, l’état des lieux de sortie et les devis ou factures : ce sont vos pièces.
À la sortie : l’état des lieux d’entrée sert de référence
Le dépôt de garantie est restitué dans un délai d’un mois à compter de la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée. Sinon, le délai est de deux mois. Dans les deux cas, vous pouvez déduire les sommes restant dues, à condition qu’elles soient dûment justifiées.
C’est là que l’état des lieux d’entrée prend toute sa valeur : une dégradation se prouve d’abord en comparant les deux documents. Et ce qui relève de la vétusté reste à votre charge, même si un état des lieux a été établi.
Un retard de restitution coûte cher : le dépôt de garantie restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel en principal, c’est-à-dire hors charges, pour chaque mois de retard commencé, sauf si le locataire ne vous a pas transmis sa nouvelle adresse.
Les erreurs qui coûtent
- Un état des lieux sommaire. Une mention « bon état général » ne répond pas à l’exigence d’une description précise. Décrivez chaque pièce, chaque revêtement et chaque équipement.
- Ne pas remettre son exemplaire au locataire. Si c’est vous qui faites obstacle à cette remise, vous perdez la présomption de bon état.
- Ignorer une demande de complément. Le locataire a dix jours, et le premier mois de chauffe pour le chauffage. Un refus peut l’amener devant la commission de conciliation.
- Oublier l’inventaire en meublé. L’inventaire et l’état détaillé du mobilier sont obligatoires, dans les mêmes formes que l’état des lieux.
- Négliger les compteurs. Les relevés des index d’énergie font partie de l’état des lieux lorsque l’installation est individuelle ou à comptage individuel.