En bref. Les charges récupérables sont les dépenses que le bailleur peut se faire rembourser par le locataire en plus du loyer. Leur liste est fixée par l’annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987, en huit rubriques, et une dépense qui n’y figure pas reste au bailleur. Elles se paient le plus souvent par provisions, régularisées chaque année sur justificatifs. En meublé, un forfait sans régularisation est aussi possible. Le bailleur dispose de trois ans pour les réclamer.
Les charges sont une source fréquente de litige, et souvent d’une dette que le bailleur découvre trop tard : une régularisation oubliée, un poste refacturé à tort, et c’est tout le décompte qui devient contestable. La règle de départ est simple : le bailleur ne récupère que ce que la loi et le décret énumèrent, sur justification.
Ce que dit l’article 23 de la loi de 1989
Les charges récupérables sont des sommes accessoires au loyer, exigibles sur justification, en contrepartie de trois catégories de dépenses :
- les services rendus liés à l’usage des différents éléments du logement ;
- les dépenses d’entretien courant et les menues réparations sur les éléments d’usage commun, y compris le contrat d’entretien des ascenseurs pour les opérations et vérifications périodiques, le petit dépannage et le dégagement des personnes bloquées ;
- les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.
La liste précise est celle du décret de 1987. Les juges la tiennent pour limitative : une clause du bail qui ajouterait un poste ne le rend pas récupérable. Seuls des accords collectifs locaux portant sur l’amélioration de la sécurité ou le développement durable peuvent y déroger.
La liste, rubrique par rubrique
| Rubrique de l’annexe | Exemples de dépenses récupérables |
|---|---|
| I. Ascenseurs et monte-charge | Électricité ; visites périodiques, nettoyage, graissage ; dépannage sans fourniture de pièces ; menues réparations (boutons, ferme-portes, contacts, fusibles) |
| II. Eau, eau chaude et chauffage collectifs | Eau froide et chaude des occupants et des parties communes, avec taxes et redevance d’assainissement ; combustible ou énergie ; entretien courant de la chaufferie, ramonage ; relevé des compteurs |
| III. Installations individuelles | Entretien courant et menues réparations du chauffage, de l’eau chaude et des chasses d’eau, lorsque le bailleur les fait réaliser à la place du locataire |
| IV. Parties communes intérieures | Électricité ; produits d’entretien et petit matériel ; entretien de la minuterie ; frais de personnel d’entretien de propreté |
| V. Espaces extérieurs | Électricité, carburant ; tonte, désherbage, arrosage ; entretien des aires de jeux ; plantes de remplacement, hors réfection des massifs |
| VI. Hygiène | Sacs pour les ordures ; désinsectisation et désinfection ; vidange des fosses ; frais de personnel d’élimination des rejets |
| VII. Équipements divers | Énergie et entretien de la ventilation mécanique ; entretien des portes automatiques, digicodes et interphones |
| VIII. Impositions et redevances | Droit de bail ; taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères ; taxe de balayage |
Pour les installations individuelles, l’article 3 du décret précise que l’entretien courant n’est récupérable que lorsqu’il est effectué par le bailleur au lieu et place du locataire. L’exemple type est le contrat d’entretien de la chaudière individuelle souscrit par le bailleur : voir l’entretien de la chaudière, locataire ou propriétaire ?.
Le gardien et le personnel d’immeuble
L’article 2 du décret encadre la part récupérable des frais de personnel, c’est-à-dire la rémunération et les charges sociales et fiscales :
| Personnel | Tâches prévues au contrat de travail | Part récupérable |
|---|---|---|
| Gardien ou concierge | Entretien des parties communes et élimination des rejets | 75 % |
| Gardien ou concierge | L’une des deux tâches seulement | 40 % |
| Employé d’immeuble | Entretien des parties communes ou élimination des rejets | 100 % |
Les taux de 75 % et 40 % s’appliquent même lorsqu’un tiers remplace le gardien pendant ses repos, ses congés ou un arrêt de travail. Certains éléments sont toujours exclus : salaire en nature, intéressement et participation, indemnités de départ et de licenciement, mutuelle prise en charge par l’employeur, médecine du travail, participation à l’effort de construction. Lorsque l’entretien est confié à une entreprise, le bailleur doit vérifier que le contrat distingue les dépenses récupérables des autres ; le locataire paie la dépense toutes taxes comprises effectivement acquittée.
Ce qui reste à la charge du bailleur
Tout ce que l’annexe ne vise pas. Les postes refacturés à tort le plus souvent :
- la taxe foncière, hors taxe ou redevance d’ordures ménagères qui y figure ;
- les honoraires du syndic et les frais de gestion locative ;
- l’assurance de l’immeuble et l’assurance du propriétaire non occupant ;
- les gros travaux et le remplacement d’équipements, comme le moteur d’un ascenseur ou une chaudière collective ;
- les contrôles réglementaires de sécurité, expressément exclus pour les nacelles de nettoyage des façades.
En copropriété, l’appel de charges du syndic ne correspond donc jamais tel quel aux charges récupérables : le bailleur doit en extraire les postes de l’annexe avant de les répercuter. La taxe d’ordures ménagères obéit à ses propres règles de calcul.
Provisions, régularisation et justificatifs
Les charges peuvent être payées par provisions, qui doivent alors être régularisées chaque année. Les demandes de provisions se justifient par les résultats de la régularisation précédente et, en copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre locataires. Les pièces justificatives restent à sa disposition pendant six mois ; sur demande, le récapitulatif des charges lui est envoyé par voie postale ou électronique. Si la régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile suivant celle de l’exigibilité, le locataire peut demander à payer le rappel par douzièmes.
Le bailleur a trois ans pour réclamer un arriéré de charges (article 7-1). La méthode, de l’arrêté des comptes au courrier au locataire, est détaillée dans le guide de la régularisation des charges locatives.
En meublé : provisions ou forfait
En location meublée, l’article 25-10 laisse le choix aux parties, dans le bail : soit des provisions régularisées comme en location vide, soit un forfait versé avec le loyer, qui ne donne lieu à aucun complément ni régularisation. Le forfait est fixé d’après les charges récupérables de l’article 23, peut être révisé chaque année comme le loyer, et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles.
Si le locataire ne paie pas ses charges
Les charges récupérables impayées font partie de la dette locativeDette locative : définition, effets pratiques et points à vérifier pour le propriétaire bailleur confronté aux impayés et au recouvrement., au même titre que le loyer : elles peuvent figurer dans le commandement de payerCommandement de payer : définition, effets pratiques et points à vérifier pour le propriétaire bailleur confronté aux impayés et au recouvrement. et fonder la clause résolutoireClause résolutoire : définition, effets pratiques et points à vérifier pour le propriétaire bailleur confronté aux impayés et au recouvrement.. Encore faut-il qu’elles soient justifiées : un poste non récupérable ou un décompte invérifiable est l’argument le plus courant du locataire devant le juge. Voir le locataire ne paie pas les charges : que faire ?.
Points à retenir
- La liste des charges récupérables est celle de l’annexe du décret du 26 août 1987, en huit rubriques ; elle est limitative.
- Gardien : 75 % récupérables pour les deux tâches, 40 % pour une seule ; employé d’immeuble : 100 %.
- Taxe foncière, honoraires de syndic, assurance de l’immeuble et gros travaux restent au bailleur.
- Provisions régularisées chaque année ; décompte un mois avant, justificatifs tenus six mois à disposition.
- En meublé, un forfait sans régularisation est possible s’il est prévu au bail.
- Un arriéré de charges se réclame dans les trois ans.